2020.10.11  2021.04.04

ビジネスメール 返信する際に注意するべき点を紹介

こんにちは!マコブログです!

本日は取引先からの、YES or NOの質問に対し、どのように文章を構成して返信をすればいいのかをご紹介します。

ビジネスメールは、取引先との関係を築くうえでとても大切な物ですよね…。

これをおろそかにしては、一流のWEBプログラマーには絶対になれないと思います。

「でも、まだ学生だし、ビジネスメールって言われても…」「ビジネスメールの書き方なんて教わってないからな…」という方々も多いでしょう。

厳しいことを言いますが、一社会人としてビジネスメールの書き方なんて教わらなくてもできて当たり前なんです。



初めから何も資料を見ずできろとは誰も言いません。わからないところがあれば自身で調べて解決していく。それが社会人として当たり前のことです。

そこで今回は、模範解答を提示するのではなく、ビジネスメールの書き方の基本、どのように書けば相手との距離を縮められるのかを解説します。

悪い例を紹介

取引先:「これって、~~だから~~なんですか?」

というメールが来たとします。

そこで、思いついたままに文章を羅列した悪い例を下記に記述します。

「これは~なのですが、~~がありまして、~~なんです。」

これは、結局何が言いたいのかが分からず、回りくどいことから言い訳のように聞こえてしまいます。

「~だとは思うんですが、~~なんです。」

これは、文章に確実性が無く、リテラシーの低い取引先の場合、相手をとても不安にさせてしまいます。

上記の2つの例を見て共通する点は、YES or NOの質問に対し、YES or NOで返事を書いていない事なのです。

文章のはじめを、「はい。」か「いいえ。」で始めるのは、慣れていない人からするととても不自然なものだと思うでしょう。

ですが、相手が知りたいことを的確に回答するためには、文章のはじめを、「はい。」か「いいえ。」で返答することが最適だと私は考えます。

上記の質問に対しての例を挙げると。

「はい。それは~~なので、~~です。」
↑たったこれだけです。

そんな簡単な文章でいいのか?と不安になる気持ちもわかります。(私も最初はそうでした)

ですが、こういった分かりやすい文章を書き、相手に理解してもらうことで、相手からの信頼や、好感度を上げるといったことが可能になると思います。

文章を分かりやすくブロック化する

上記で悪い例を紹介したので、次はよい例と具体的な文章の組み立て方を説明します。

ブロック化というのは、私自身が決めた呼び方なのですが、これを意識することで文章自体の完成度をぐっと高めることができます。

その方法は、ズバリ↓

結論→原因→依頼(※あれば)

の順に文章を書くことです。

結論は、「はい」か「いいえ」です。

原因は、「なぜそのような回答になるか 理由。」を記述しましょう

依頼は、上記の流れで、取引先に何か作業などを依頼したい場合に書く場所です。←これは最後に書くように心がけましょう。

この3ブロックを意識して取引先とやり取りをしていけば、必ずと言っていいほど高感度を持ってもらえます。

返信の方法をまとめた別の記事もご覧ください↓
https://blastmail.jp/blog/mail/business-mail-reply


まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は、YES or NOの質問に対する、ビジネスメールの書き方を解説しました。

まだ社会人経験が浅い方や、学生の方、ビジネスメールに自身のない方は是非上記の書き方を意識してみてください。

こちらの記事も是非チェックしてみてください。
一流のプログラマーになる為には

それでは!本日もありがとうございました!

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Makoto
高校卒業と同時にプログラミングを学習しはじめ、今年で4年目になります。
普段はフロント周りで作業をしていて、WordPressの開発とSEO対策には自信があります。
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